การบริหารโครงการเป็นแนวคิดที่ค่อนข้างแพร่หลายในบางแง่มุม แต่ในทางปฏิบัติก็ยังค่อนข้าง จำกัด สำหรับ บริษัท ขนาดใหญ่ ในขณะนี้อาจเป็นกรณีพื้นฐานการจัดการโครงการเป็นจริงง่ายมากและในทางปฏิบัติกับทุกคน แต่ก่อนที่เราจะเดินทางไกลเกินไปฉันคิดว่าสิ่งสำคัญคือการดูว่าผู้จัดการโครงการคืออะไร … และอะไรที่ไม่ดี

ประการแรกการจัดการโครงการเป็นวิธีการ สาระสำคัญของเรื่องนี้คือกรอบการทำงานที่ช่วยให้การใช้ประโยชน์เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ที่สำคัญกว่านี้วิธีการ / กรอบการทำงานนี้จะทำให้แน่ใจได้ว่าโครงการนี้ได้รับความจริงแล้ว ประการที่สองต้องเข้าใจว่าต้องถือว่าเป็นโครงการและต้องระบุ "วันที่เริ่มต้น" และ "วันที่สิ้นสุด" โดยเฉพาะ หากโครงการไม่ได้เริ่มต้นอย่างเป็นทางการหรือวันที่ที่ระบุก็จะถูกกำหนดเป็นกระบวนการ เป็นสิ่งสำคัญที่จะแยกความแตกต่างระหว่างคนทั้งสอง โครงการเพื่อบรรลุเป้าหมายหรือความต้องการเฉพาะภายในเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่นถ้าคุณกำลังเตรียมตัวสำหรับงานแต่งงานคุณต้องการใช้วิธีการจัดการโครงการ เหตุผลก็คือว่าถ้าบางสิ่งบางอย่างไม่ได้พับเก็บตามวันแต่งงานแล้วหัวสุภาษิตจะหมุน อย่างไรก็ตามกระบวนการนี้สามารถถูกมองว่าเป็นกลุ่มของกิจกรรมที่ทำซ้ำได้และงานที่จะทำซ้ำ ๆ และซ้ำ ๆ การทำกาแฟเป็นตัวอย่างที่ดีของกระบวนการนี้ ทั้งหมดในทุกสำหรับงานแต่งงานที่ประสบความสำเร็จ แต่เป็นโครงการ

มีวิธีการจัดการโครงการบางส่วน แต่เราจะดูที่รากฐานสำหรับการจัดการโครงการที่ดี เป้าหมายของเราคือการใช้หลักการของการจัดการโครงการที่มั่นคงและไม่ต้องพูดถึงวิธีการบางอย่าง

จากประสบการณ์ของผมผมมักคิดว่าโครงการต้องค่อนข้างซับซ้อนในการใช้การจัดการโครงการ แต่ความงามของการบริหารโครงการคือแม้ว่าจะมีความซับซ้อนน้อยกว่าที่จะจัดการกับหลักการเหล่านี้ยังคงมีความสำคัญต่อผู้ใช้ การจัดการโครงการมีส่วนเกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพเนื่องจากเป็นเพียงสิ่งที่ไม่มีอยู่ในขณะนี้ เริ่มต้นด้วยการระบุบางสิ่ง

โดยทั่วไปจะมี 5 ขั้นตอนสำหรับโครงการ ขั้นตอนบางอย่างอาจมีเพียงบางส่วน แต่ยังคงมีประมาณห้าขั้นตอน ขั้นตอน: การเริ่มต้นการวางแผนการดำเนินการการตรวจสอบและการปิดบัญชี เราได้รับพวกเขาในเวลาเดียวกันและจำไว้ว่ามันเกี่ยวกับวิธีการมากกว่าสิ่งอื่นใด การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพจะต้องจัดการกับโครงการขนาดใหญ่อย่างมหาศาล ชิ้นส่วนที่มีประโยชน์เหล่านี้เป็นเฟส

สิ่งหนึ่งที่เพิ่มเติมก่อนที่เราจะเริ่มต้น … บางครั้งการใช้สคริปต์หรือสถานการณ์สมมุติให้ง่ายขึ้นเพื่อช่วยให้เราเข้าใจแนวคิด "การวางแผนงานแต่งงาน" จะใช้สคริปต์เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจจุดต่างๆหรือแนวคิดต่างๆ

Initiative Phase

กฎบัตรโครงการ

นี่เป็นองค์ประกอบที่สำคัญมากของโครงการซึ่งมักถูกละเลย คิดว่ากฎบัตรโครงการเป็น "สิทธิ์" เพื่อดำเนินการต่อ เหตุใดคุณจึงสามารถยื่นขอใบอนุญาตได้ เป็น 80% ของข้อบกพร่องของโครงการมาจากการขาดการสื่อสาร บอกเจ้านายของคุณเคยบอกคุณว่าจะทำอย่างไรและขอให้สิ่งที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ฉันเดิมพันเขาไม่เพียง แต่ชี้แจงสิ่งที่เขาต้องการ แต่เขาใช้เวลามากในการสร้างมัน ในท้ายที่สุดพวกเขาบอกคุณว่าคุณเข้าใจผิด กฎบัตรคือการป้องกันของคุณจากการจัดการที่ไม่เหมาะสมและความเข้าใจผิด วัตถุประสงค์ของกฎบัตรเป็นหลักวัตถุประสงค์ของโครงการขอบเขตของโครงการวิธีการดำเนินโครงการและการอนุมัติโครงการอย่างเป็นทางการ และส่วนที่ดีที่สุดของกฎบัตรก็คือถ้าไม่ใช่กฎบัตรคุณก็ไม่สามารถทำได้ ช่วยให้เจ้านายและคนอื่น ๆ เปลี่ยนความคิดของตนอย่างต่อเนื่องและไม่ปล่อยให้พวกเขาเสร็จสิ้นสิ่งที่คุณทำ

สำหรับกลศาสตร์ของกฎบัตรนี่เป็นคำจำกัดความบางประการ ในความเป็นจริง "วัตถุประสงค์" หมายถึงสิ่งที่โครงการควรทำ ขอบเขตของโครงการเพียงกำหนดพารามิเตอร์หรือข้อ จำกัด ที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการ สิ่งที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุความสำเร็จของโครงการนี้เรียกว่าการจัดส่ง เหล่านี้เป็นชุดการทำงานที่ต้องทำเป็นรายบุคคลหรือร่วมกันเพื่อย้ายโครงการตามที่วางแผนไว้ ในที่สุดผู้มีอำนาจคือผู้ที่มีอำนาจในการบอกว่าใช่หรือไม่กับโครงการและท้ายที่สุดก็คือผู้ที่ต้องการจ่าย ผู้มีอำนาจเรียกกันว่าผู้มีส่วนได้เสีย … ไม่ใช่เพราะพวกเขาชอบเนื้อวัว แต่เป็นเพราะพวกเขาเป็นคนที่มี "สัดส่วนการถือหุ้น" สูงสุดในโครงการ ยืนยันในเรื่องของการวางแผนงานแต่งงานผู้มีส่วนได้เสียอาจเป็นเจ้าสาวเจ้าบ่าวผู้ปกครองและรัฐมนตรี

The Design Phase

นี่คือจุดเริ่มต้นของโครงการที่คุณเริ่มคิดถึงสิ่งที่คุณคิดว่าโครงการกำลังจะรวมกัน ตัวอย่างเช่นในรูปแบบของการวางแผนงานแต่งงานเรารู้ว่ามีหลายสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้งานแต่งงานนี้มารวมกันได้อย่างราบรื่น … เพื่อให้คุณสามารถเริ่มต้นจัดงานแต่งงานได้ มีบางแห่งที่ใครบางคนสามารถเปิดและปิดสถานที่นี้ได้การพิจารณาการต้อนรับงบประมาณหรือค่าใช้จ่ายที่ครอบครัวต้องการใช้เป็นต้น ในความเป็นจริงนี่เป็นเพียงรายการของรายการที่กระสุนที่รู้จักจะต้องถูกแบ่งรายละเอียดในภายหลัง โปรดจำไว้ว่านี่เป็นเพียงการระดมความคิดเกี่ยวกับสิ่งที่ "สิ่งสำคัญ" ที่ต้องเกิดขึ้นคือโครงการควรทำอย่างถูกต้อง นี่คือที่เรามองไปที่วิธีการเริ่มต้นรูปร่างงานแต่งงาน บางอย่างจากแนวคิดไปสู่ความเป็นจริงจากกระบวนการคิดไปยังกระดาษ นี่เป็นกรอบที่เราจะต้องมีหรืออย่างน้อยที่สุดที่เราต้องคิด ขั้นตอนการออกแบบมีความสำคัญต่อการเริ่มต้นใช้งาน แต่ก็ไม่จำเป็นที่จะต้องถูกต้อง 100% เรากำลังปรับแต่งอย่างละเอียดตามที่เราไป

ขั้นตอนการวางแผนจะเป็นกลุ่มคนสำคัญที่จะเป็นส่วนหนึ่งของงานโครงการและวางแผนว่าจะทำอย่างไรและสิ่งที่พวกเขาต้องการ ในโลกธุรกิจเหล่านี้เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านวัสดุ ผู้จัดการโครงการไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในทุกอย่าง แต่ผู้จัดการโครงการต้องหาคนที่เป็นเพื่อนร่วมทีมและรับผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา นี่เป็นเฟสที่คุณสามารถกำหนดวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดให้กับแต่ละงาน นี่เป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของโครงการ จะมีงานที่สามารถเกิดขึ้นได้พร้อมกันหรืออาจจะไม่เกี่ยวข้องกับแต่ละอื่น ๆ แต่บางส่วนของงานเหล่านี้สิ้นสุดลงช้ากว่าคนอื่นเพราะใช้เวลานานกว่า การเปิดและหยุดวันที่ยังช่วยให้คุณสามารถดำเนินการได้ทุกเมื่อ เนื่องจากโครงการมีเวลาปิดระบบอย่างชัดเจน (มิฉะนั้นจะเป็นกระบวนการ) ดังนั้นงานทั้งหมดต้องสิ้นสุดลงในบางครั้ง อย่างรอบคอบคุณยังคงอยู่ในขั้นตอน "การวางแผน" อย่าเอาชนะการขาดรายละเอียด บ้านทุกหลังต้องมีกรอบก่อนจึงจะสามารถสร้างได้ แต่ก่อนที่คุณจะทำกรอบมีความคิดที่หยาบของแผนที่ทั้งหมดของบ้านกี่ห้องห้องน้ำเป็นต้น นี่คือขั้นตอนการออกแบบถ้า … เพื่อกำหนดว่าสิ่งนี้มีลักษณะอย่างไร

กิจกรรมและงาน

มีการจัดทำแผนการโครงการเพื่อติดตามกิจกรรมและงานต่างๆ การวางแผนโครงการอาจง่ายกว่าสเปรดชีต Excel ที่มีเพียง 4 คอลัมน์เท่านั้น (ชื่องาน, วันที่เริ่ม, วันที่สิ้นสุด, กำหนด) ช่วยให้กิจกรรมและงานทั้งหมดสามารถติดตามและดำเนินการได้อย่างเป็นทางการ พวกเขาอาจจะคิดเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างกิจกรรมกับงาน ใส่เพียงแค่กิจกรรมเป็นจุดสุดยอดของหนึ่งหรือหลายงาน ตัวอย่างเช่นให้ดื่มกาแฟในตอนเช้า ถ้าคุณชอบกาแฟเครื่องดื่มตอนเช้าเป็นกิจกรรมที่คุณชอบ อย่างไรก็ตามเพื่อให้กิจกรรมเกิดขึ้นคุณต้องดำเนินการเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่นคุณต้องทำความสะอาดเครื่องชงกาแฟ ใส่ตัวกรองกาแฟ ถ้วยกาแฟ; เติมเครื่องชงกาแฟด้วยน้ำ รับถ้วยที่สะอาด … คุณได้รับความคิด ตอนนี้เพียงเพราะมีงานมากมายในการทำกาแฟหนึ่งถ้วยไม่ได้หมายความว่าคุณต้องใส่ไว้ในแผนโครงการ คุณต้องไปลึกพอที่จะให้แน่ใจว่าคุณได้รับมันในเวลา แต่คุณไม่จำเป็นต้องรายการทั้งหมด 15-20 งานที่จะทำกาแฟหนึ่งถ้วย จำเหล่านี้เป็นงานไม่ใช่ขั้นตอน กฎที่ดีที่สุดคืองานต้องสามารถทำได้ … ใช่หรือไม่ … จะใช่หรือไม่? ซึ่งหมายความว่างานจะถูกเรียกโดยเจตนาโดยคำกริยาการกระทำ ดังนั้นกิจกรรมคือการทำกาแฟหนึ่งถ้วย งานที่ได้รับการกล่าวถึงกิจกรรมนี้ คุณสามารถตั้งชื่อหนึ่งในงานดังกล่าวได้ว่า "กวาดกาแฟลงในตัวกรอง" ตอนนี้เรามีงานที่มุ่งเน้นการปฏิบัติงานและติดตามได้

เหตุการณ์สำคัญ

นี่คือวิธีที่กิจกรรมและงานสามารถเพิ่มหรือแบ่งหมวดหมู่เป็นเนื้อหาสูงสุดได้ ตัวอย่างเช่นกาแฟอาจเป็นก้าวที่มีเครื่องดื่มสำหรับทุกกลุ่มเครื่องดื่ม ขั้นตอนสำคัญคือมีเพื่อให้แน่ใจว่าเครื่องดื่มทั้งหมดจะพร้อมสำหรับการซื้อและพร้อมที่จะมาถึง "การดื่มเครื่องดื่มสำหรับทุกเพศทุกวัย" อาจเป็นก้าวสำหรับกิจกรรมและงานด้านน้ำ หมัดและโซดาชาเย็นกาแฟและน้ำแข็ง ร่วมกัน (หลังจากที่ซื้อจัดส่งและพร้อมให้บริการแขก) โครงการบริการอาหารสำหรับผู้สูงวัยรวมอยู่ด้วย ขั้นตอนสำคัญช่วยให้คุณสามารถติดตามโครงการของคุณได้ในระดับที่สูงขึ้น การทำเช่นนี้ทำให้การรายงานและการติดตามทำได้ง่ายขึ้น

ระยะการดำเนินการ

นี่คือจุดที่กิจกรรมและงานจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อเริ่มต้นและเวลาปิดระบบ คุณออกมาจากขั้นตอนการวางแผนและขั้นตอนการดำเนินการ นี่คือที่ที่ผู้จัดการโครงการดำเนินการตามการพัฒนาของผู้อื่นในการมอบหมายงานที่ได้รับมอบหมาย โปรดจำไว้แม้ว่าคุณจะไม่รับผิดชอบต่อการปฏิบัติงานของคุณ แต่คุณอาจจำเป็นต้องจับมือกันเพื่อให้มั่นใจว่าผู้อื่นปฏิบัติหน้าที่อย่างถูกต้อง การดำเนินงานเสร็จสิ้นโครงการ

ระยะการควบคุม

หลังจากที่คุณเริ่มต้นใช้งานและกิจกรรมของโครงการคุณจะเริ่มจัดการงานและเสร็จสิ้นเวลา การจัดการโครงการไม่ยากเท่าที่จะเป็นไปได้เมื่อคุณได้รับการสนับสนุนด้านการจัดการที่ดี อีกครั้งพยายามชี้ให้เห็นว่าทรัพยากรของคุณ (ผู้ถือครองงาน) เป็นผู้รับผิดชอบต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและฝ่ายบริหารเพื่อดำเนินการตามเวลา งานของคุณคือเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่างานและกิจกรรมที่คุณต้องการจะทำงานและติดตามเรื่องนี้ในแผนโครงการของคุณได้อย่างไร จากที่นี่คุณต้องรายงานการจัดการเป็นระยะ ๆ ความเป็นผู้นำโดยทั่วไปจะไม่ทราบว่างานทั้งหมดสามารถทำได้ แต่พวกเขาต้องตระหนักถึงสิ่งที่งานอยู่หลังกำหนดการ คุณต้องมี "บันไดเลื่อน" เมื่อสิ่งต่างๆไปทางทิศใต้ คุณควรสร้างการประชุมประจำสัปดาห์พร้อมกับแหล่งข้อมูลทั้งหมดเพื่อหารือเกี่ยวกับงานตอนจบปัญหาและองค์ประกอบอื่น ๆ ที่ส่งผลต่อโครงการ นี่จะเป็นเครื่องมือในการจัดการคนที่ไม่อยู่ในพื้นที่ของคุณและไม่ได้อยู่ภายใต้การควบคุมของคุณโดยตรง นอกจากนี้ยังจะช่วยให้คุณสามารถสร้างเวทีสำหรับทุกคนได้ในหน้าเดียวกับคำถามและคำถามเกี่ยวกับงานและกิจกรรมต่างๆ

ช่วงปิดบัญชี

ลองนึกถึงขั้นตอนการเลิกจ้างนี้ งานกิจกรรมและเหตุการณ์สำคัญ ๆ เกือบเสร็จสมบูรณ์แล้ว โครงการนี้เสร็จสิ้นอย่างเป็นทางการ … อาจจะมีงานบางอย่างที่จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการนี้จะทำงานได้ดี แต่โครงการส่วนใหญ่กำลังใกล้เข้ามา นี่เป็นข้อ จำกัด ด้านทรัพยากรที่ค่อนข้างต่ำ คุณสามารถปรับปรุงวัสดุของโครงการที่จำเป็นและตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดส่งเป็นไปตาม Chartana ที่โครงการได้รับการพิจารณา นี่คือที่แหล่งข้อมูลจะกลับไปทำกิจวัตรประจำวันตามปกติเป็นประจำก่อนที่โครงการจะเริ่มต้น

โครงการไม่ต้องจบลงโดยไม่มีการสิ้นสุดการประชุมซึ่งผู้คนต่างชื่นชมกับความพยายามของพวกเขาและขอขอบคุณพันธะสัญญาของโครงการ นี่เป็นความพยายามของสมาชิกในทีมและทุกคนสมควรได้รับความน่าเชื่อถือ

บทเรียนที่ได้รับ

บทเรียนที่ได้รับจากกฎบัตรอาจเป็นส่วนที่ถูกละทิ้งที่สุดของโครงการ มีเหตุผลที่จะคิดว่าเป็นโครงการใหม่มีอุปสรรคที่คาดไม่ถึง อุปสรรคเหล่านี้แม้จะมีขนาดเล็กได้รับการแก้ไขอย่างใด ประสบการณ์การเรียนรู้คือโอกาสของคุณที่จะยึดสิ่งที่ผู้เชี่ยวชาญด้านทฤษฎีเรื่องได้เรียนรู้เพื่อแก้ปัญหาหรือให้ความสำคัญกับการทำงานในโครงการ พวกเขาต้องได้รับการบันทึกและจัดการและเก็บรักษาไว้เอง จากมุมมองของความสมเหตุสมผลคุณสามารถจัดการโครงการในอนาคตที่มีลักษณะคล้ายกับโครงการที่คุณเพิ่งเสร็จสิ้น มีประสิทธิภาพเท่าไหร่ที่ทีมงานโครงการจะมีปัญหาและอุปสรรคเดียวกันกับที่คุณได้พบและได้สร้างตำแหน่งของตนเองสำหรับทีมใหม่ บทเรียนที่ได้รับจะช่วยให้ทีมงานโครงการใหม่ ๆ ขอบคุณทีมงานโครงการใหม่ ๆ และมีประสิทธิภาพมากขึ้นในขณะที่พวกเขาสร้างความตระหนักและวางแผนหาอุปสรรคก่อนเวลา ทั้งหมดนี้เพราะเขาฉลาดพอที่จะยึดข้อมูลนี้จากประสบการณ์ที่ผ่านมา

ดังนั้นแม้ว่า formalization มากและการประยุกต์ใช้การจัดการโครงการอย่างเป็นทางการและการปฏิบัติที่ดีที่สุดผู้เขียนหวังบางอย่างและบางทีแม้แต่ดูโครงการของเขาเอง คุณต้องการแรงบันดาลใจในการบริหารโครงการ

ลิขสิทธิ์ (c) 2010 Michael A. Miller

Source by Michael Alan Miller